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Ato Administrativo nº 062/2010-PGJ
quarta-feira, 18 de agosto de 2010, 11h05
ATO ADMINISTRATIVO Nº 062/2010-PGJ
Dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, do Ministério Público do Estado de Mato Grosso.
O PROCURADOR GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições constitucionais e legais que lhe conferem os artigos 9º, inciso V e 27, inciso II, da Lei Complementar nº 027/93, e,
CONSIDERANDO o disposto na PORTARIA nº 444/2006-PGJ, publicada no Diário Oficial do Estado de Mato Grosso em 21.09.2006;
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar, no âmbito do Ministério Público do Estado de Mato Grosso a constituição, as atribuições, as competências, as responsabilidades e o processo decisório da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD,
RESOLVE:
DA NATUREZA E FINALIDADE
Art. 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, instituída pela PORTARIA nº 444/2006-PGJ, publicada no Diário Oficial do Estado de Mato Grosso em 21.09.2006, tem por finalidade:
I – elaborar a Tabela de Temporalidade de Documentos, o Código de Classificação de Documentos e o Manual de Gestão de Documentos do Ministério Público;
II - analisar e orientar o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do Ministério Público, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor, de acordo com o Decreto nº 4.703 da Presidência da República, de 03.01.2002 e a Resolução nº 7, do CONARQ, de 20.05.1997;
III – aprovar e instituir normas voltadas para a transferência, recolhimento, armazenamento, acesso e eliminação de documentos de arquivo, no âmbito do Ministério Público;
IV – aprovar e deliberar sobre o controle da produção, do tratamento, da destinação aos documentos produzidos e acumulados no Ministério Público.
DA CONSTITUIÇÃO DA CPAD
Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD é constituída por 13 (treze) membros, designados por ato do Procurador Geral de Justiça, dentre seus servidores, membros e representantes do Arquivo Público – SAD-MT.
Art. 3º A CPAD será composta dos seguintes membros:
I – um Presidente;
II – um Secretário (a);
III – nove Coordenadores, servidores da Procuradoria Geral de Justiça;
IV – dois Coordenadores representantes do Arquivo Público – SAD-MT.
Parágrafo único. A Presidência da Comissão será exercida por um Membro do Ministério Público designado pelo Procurador Geral de Justiça.
Art. 4º Os membros que compõem a CPAD/MP poderão ser substituídos a pedido do interessado ou por força do art. 5º deste ato.
Parágrafo único. A substituição se dará por Ato do Procurador Geral de Justiça.
Art. 5º A ausência injustificada de qualquer membro da CPAD/MP, por 3 (três) reuniões sucessivas, no período de 1 ano, ensejará sua substituição.
Art. 6º O mandato dos membros será de 2 (dois) anos, admitida sua recondução.
DA COMPETÊNCIA
Art. 7º. Compete a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:
I – administrar a Tipologia Documental da Procuradoria Geral de Justiça, aprovar novos tipos de documentos, bem como promover as alterações e exclusões que se fizerem necessárias;
II - propor ao Procurador Geral de Justiça a alteração de códigos e prazos a serem estabelecidos em Tabela de Temporalidade – TTD, ou quaisquer outras alterações julgadas necessárias;
III – propor políticas de preservação de documentos de arquivo produzidos, recebidos e acumulados no Arquivo Central do Ministério Público;
IV – deliberar sobre a destinação dos documentos e manifestações administrativas e processuais dos membros e servidores do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, com base em normatização específica.
DA RESPONSABILIDADE
Art. 8º A CPAD exercerá suas atribuições em consonância com a Gerência de Documentação e Arquivo desta Instituição e terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
Art. 9º As reuniões ordinárias da CPAD serão realizadas quadrimestralmente, podendo ser convocada extraordinariamente a critério do Presidente da CPAD, ou a pedido de quaisquer de seus membros.
§1º A convocação extraordinária deverá ser acompanhada de pauta e, quando for o caso, de documentos ou relatórios que possibilitem o entendimento do tema a ser abordado na reunião.
§2º O quorum mínimo para a realização das reuniões será de metade mais um dos membros, sendo conduzidas pelo Presidente e, na sua ausência, pelo pelo Secretário, nesta ordem de procedência.
Art. 10. Nas decisões da CPAD será levado em consideração o voto da maioria simples. No caso de empate o Presidente da CPAD/MP deverá proferir o voto de desempate, decidindo a matéria.
Art. 11. Após aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos pela CPAD deverá a mesma ser submetida à aprovação pelo Conselho Superior do Ministério Público e, posteriormente publicada no Diário Oficial do Estado de Mato Grosso, para fins de vigência e eficácia.
Parágrafo único. Decorrido o prazo de 30 (trinta) dias da publicação, os diversos setores do Ministério Público do Estado de Mato Grosso deverão ser cientificado acerca da Tabela de Temporalidade de Documentos aprovada, para as devidas providências.
DAS ATRIBUIÇÕES DO PRESIDENTE
Art. 12. Compete ao Presidente da CPAD:
I – decidir sobre as convocações das reuniões extraordinárias;
II – presidir e encaminhar os trabalhos nas reuniões da CPAD;
III – criar subcomissões designando os membros dentre os presentes na reunião;
IV – convocar, quando necessário, servidores das diversas áreas deste Ministério Público Estadual para participarem de reuniões, bem como para acompanharem nos trabalhos específicos de sua área de atuação;
V – proferir o voto de desempate decidindo a matéria;
VI – zelar pelo cumprimento e aplicação das normas estabelecidas dentro da política arquivística.
DAS ATRIBUIÇÕES DO SECRETÁRIO
Art. 13. Compete ao Secretário:
I – fazer a pauta das reuniões da CPAD;
II - substituir o Presidente da CPAD nas suas faltas e impedimentos;
III - convocar, por determinação do Presidente, as reuniões ordinárias e extraordinárias, com antecedência mínima de 5 (cinco) dias, no caso de reuniões ordinárias, e de 48 (quarenta e oito) horas, no caso de reuniões extraordinárias;
IV - providenciar toda a infra estrutura necessária ao funcionamento da CPAD;
V - elaborar e expedir atas de reuniões, em até 5 (cinco) dias de sua realização;
VI - elaborar e manter em arquivo as atas e documentos da CPAD;
VII - elaborar relatórios e/ou minutas de atos propostos pela CPAD, necessários a normatização e padronização de procedimentos, encaminhando-os à apreciação do Procurador Geral de Justiça, para serem decididos, em definitivo.
DAS ATRIBUIÇÕES DOS COORDENADORES
Art. 14. Compete aos Coordenadores da área meio e da área fim:
I - participar e colaborar com os trabalhos da Comissão;
II - elaborar pareceres técnicos sobre assunto de seu conhecimento ou áreas de atuação;
III - encaminhar sugestões de pauta ao Secretário, com antecedência mínima de 10 (dez) dias;
IV - orientar, quando necessário, a organização dos documentos do arquivo corrente das áreas do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, quando solicitado;
V - propor, sempre que necessário, ao Secretário, minutas de atos que aperfeiçoem a normatização da matéria;
VI - encaminhar relatórios de atividades executadas “in loco”.
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 15. A CPAD se reunirá quadrimestralmente, em caráter ordinário, para proceder ao desenvolvimento do Código de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, podendo, ainda, ser convocada por quaisquer de seus membros, caso em que caberá ao Presidente decidir sobre sua realização, bem como dia e horário.
Parágrafo único. As reuniões serão realizadas nas dependências da Gerência de Documentação e Arquivo da Procuradoria Geral de Justiça, com a presença mínima de 50% (cinqüenta por cento) mais um dos seus membros componentes.
Art. 16. O Presidente da CPAD estabelecerá a data em que os trabalhos, objeto das reuniões, deverão ser concluídos. Admitindo-se a prorrogação do prazo a ser fixado, desde que os motivos da prorrogação sejam acolhidos.
Art. 17. O Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade, bem como as alterações posteriores, deverão ser publicados no Diário Oficial do Estado de Mato Grosso.
Art. 18. Este Ato Administrativo entra em vigor na data de sua publicação.
Cuiabá, 16 de agosto de 2010.
Marcelo Ferra de Carvalho
Procurador-Geral de Justiça
